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Desde Chavsa cuando hablamos de Space Management, nos referimos a una estrategia de espacios en la que el objetivo principal es entender el espacio como un elemento básico en el contexto del proceso de gestión de un inmueble. Este fue uno de los temas analizados en el V Encuentro Andaluz del Facility Management, que encabezado por el delegado territorial de Andalucía IFMA España y Gerente de Chavsa, Simón Chavarri,  acercó a los asistentes a conocer el Facility Management como un generador de valor en los procesos de negocios de las organizaciones.

space management chavsa

Lucía Ortega Sánchez, arquitecta en Airbus, explico, los procesos y herramienta que se utilizan en la compañía para una correcta gestión de sus espacios de trabajo. Para conseguir alcanzar su misión intentan ser los mejores socios para el cliente interno en las operaciones de las instalaciones. Para ello armonizan los procesos y realizan un master plan, que consiste en examinar lo realizado el año anterior el año anterior, y así trabajar en base a unos datos reales.

Para la gestión de los cambios utilizan un procedimiento al que llaman gestión del requerimiento, recurren a la mudanza, un método utilizado por todos los empleados para informar. Por lo que, una vez realizado el orden de requerimiento, se planifican los cambios. Todo ello se realiza con la ayuda de la herramienta TRIRIGA, realizada por IBM, e integrada con todo el software de gestión de la Compañía. Esta herramienta ofrece software de gestión de instalaciones con el objetivo de aumentar la utilización de las instalaciones y mejorar la eficacia de una fuerza de trabajo distribuida. TRIRIGA localiza las instalaciones y los espacios de trabajo infrautilizados que se pueden utilizar de formas más eficaz para reducir los costes. Además proporciona prestaciones de gestión de mudanzas para así lograr aumentar la eficacia del personal y reubicar los activos.

En relación a las aportaciones de TRIRIGA destacamos que es una herramienta de medición y auditoría del espacio que identifican las oportunidades para obtener una mejor utilización de las instalaciones y una mejor gestión de la ocupación. También es una herramienta de acuerdos y reasignación del coste del uso del espacio para aumentar la responsabilidad de los departamentos en cuanto al uso del espacio. Permite la planificación y gestión de mudanzas para agilizar los procesos de reubicación. Y por último, tiene funciones de administración de proyectos ya que, realizan el seguimiento de los presupuestos, los costes y las planificaciones para una gestión de recursos más eficaz.

El proceso está todavía en implantación y se ha desarrollado siguiendo una carga de datos según unos niveles de información. El proceso se encuentra actualmente en la carga de información de los puestos de trabajo, y no se pone en funcionamiento, hasta que no ha sido comprobado y formado todo el personal implicado.